La gestione dei processi è ormai riconosciuta da tutti, lavoratori, ditte individuali, PMI e grandi Aziende, come la condizione necessaria per produrre risultati capaci di raggiungere, nel modo più efficace, gli obiettivi aziendali preposti. Avere dati certi sulla qualità e sui tempi di evoluzione del processo di attività, sul valore della produzione e sul rispetto delle condizioni contrattuali, oggi è elemento imprescindibile per ogni Azienda.

Il controllo delle attività su commessa

Se la gestione dei processi aziendali è la premessa all’adozione di sistemi di qualità nelle Aziende, cos’è la gestione delle commesse?

La gestione delle commesse è la condizione per pianificare qualità e risultato, sicurezza, tempo e reddittività.

Con la gestione commesse, si possono monitorare con efficacia i seguenti dati:

• Il tempo impiegato per realizzare un determinato progetto o servizio;
• Il tempo per realizzare ogni singola attività pianificata;
• La produttività e la resa per ogni area o qualifica;
• I costi per la gestione.

Quindi, è proprio con il controllo sulla gestione che si può’ valutare l’efficienza della struttura produttiva ed i margini di redditività della commessa stessa; importante è mantenere il servizio o la produzione entro i livelli di performance attesi, attraverso la fase di studio e la pianificazione delle attività.

Nello specifico la programmazione delle attività è, nel contesto attuale di mercato, uno dei fattori determinanti per il mantenimento del vantaggio competitivo delle Aziende.

Per consentire lo svolgimento di una commessa da parte di un’Azienda nel modo più’ efficiente possibile queste sono le esigenze specifiche:

• La corretta ed efficace programmazione dei lavori e delle attività;
• Il controllo sulla realizzazione delle singole attività;
• L’ottimizzazione delle risorse necessarie;
• L’affidamento tempestivo e in tempo reale degli incarichi agli operatori;
• Il coordinamento, la gestione ed il controllo degli operatori per il corretto svolgimento delle attività e con particolare riguardo alla tempistica;
• La pianificazione e il controllo degli approvvigionamenti;
• La programmazione in corso d’opera per la previsione delle attività in relazione a imprevisti e varianti;

Le tecniche di programmazione a disposizione sono molteplici e differenziate, per cui è importante definire i criteri di scelta degli strumenti opportuni in relazione alle caratteristiche di intervento.

Le aziende che adottano organizzazioni tradizionali sono ormai eccessivamente burocratizzate. Tuttavia la gestione delle commesse comporta una serie di reports e documenti che potrebbero sembrare eccessivi e a volte ripetitivi; grazie alla tecnologia, certe metodologie ormai vecchie, si “alleggeriscono” per consentire l’intera gestione della commessa, restando focalizzati sull’obiettivo da raggiungere.

Tra le risorse è di primaria importanza la quantificazione del tempo di lavoro di ogni singola attività. Per raggiungere questo scopo si utilizza il timesheet.

Il timesheet è un modulo per la rilevazione delle attività giornaliere con la registrazione della quantità di tempo impiegata per una determinata attività.

Ma la grande opportunità di ricorrere a tale strumento è legata anche alla possibilità di migliorare le performance dei lavoratori. Questo consente a S.I.T.I di monitorare in tempo reale i costi e ricavi delle varie attività che formano una singola commessa.

Molto importante risulta la possibilità di monitorare periodicamente costi preventivati, sostenuti e da sostenere per quanto riguarda il personale; fondamentale il programmare al meglio le attività e verificare quelle terminate.

Le aziende che producono beni o svolgono servizi su ordine cliente si trovano spesso a dover gestire simultaneamente diverse commesse e questo comporta la necessità di equilibrio tra pianificazione giornaliera delle attività e delle risorse e pianificazione strategica a medio e lungo termine.

Il timesheet, prima veniva compilato cartaceo, poi si è passati ai fogli excel, fino ad arrivare a software mobile ed in cloud, che consentono di sfruttare al meglio tutte le potenzialità della tecnologia in termini di velocità e affidabilità. La nostra società si avvale di software innovativi da molteplici anni per offrire il meglio ai propri clienti.